Asiakastarinoita

Henkilöstöpäällikkö - Tina

Meillä hoidettiin ennen suurin osa HR-prosesseista erilaisin keinoin. Oli Exceleitä, Access tietokantoja, intra-virityksiä ja muuta. Toisin sanoen HRD:n johtaminen oli näin jälkikäteen todettuna turhan työlästä. Vuosi sitten totesimme, että henkilöstömme resurssit eivät enää riitä ja jotain on tehtävä. Tässä vaiheessa pelkona oli astuminen pitkäaikaiseen IT-projektiin normaalin työn päälle!

Lähdimme kartoittamaan vaihtoehtoja ja vertailujen jälkeen päätimme aloittaa yhteistyön Concretion kanssa. Boost sovellus oli niin helppo ottaa käyttöön, että kaikki oli valmista viikossa. Suurin pelko oli tietysti se, miten henkilöstö suhtautuisi uuteen sovellukseen? Tämä oli turhaa – sillä kaikki meni todella hienosti ja jopa kriittisimmät henkilöt osasivat arvostaa sen helppokäyttöisyyttä ja logiikkaa.

Nyt vuoden jälkeen voimme todeta miten paljon turhaa työtä teimme päivittäin erilaisten rutiiniasioiden parissa. Kaikki olennainen osaaminen dokumentoidaan sovellukseen, jonka pohjalta kaikki kehittäminen tapahtuu. Koulutusasioissa voimme rauhassa keskittyä sisällön rakentamiseen koulutussuunnitelman perusteella, kun sovellus hoitaa kaikki rutiinit ilmoittautumisista palautekyselyihin. Kehityskeskusteluiden osalta tiedämme vihdoin kenellä se on käymättä reaaliajassa. Saamme näistä myös keskitetyt nimettömät raportit HRD:tä varten. On hienoa, että sovellus on tehty modulaariseksi ja sen takia päätimme ottaa käyttöön suorituksen johtamisen moduulin vasta kun olimme pitäneet kehityskeskustelut ja osaamisen kartoituksen.

Ehkä kuitenkin parasta kaikessa ovat sovelluksen tuottamat valmiit raportit. Meillä on nyt reaaliaikainen koulutusrekisteri koulutusvähennystä ja laatujärjestelmän auditoijia ajatellen. Tämän lisäksi kaikista koulutuksista saadaan palautteet, joiden kautta koulutustoimintaa kehitetään.

Boost on antanut meille mahdollisuuden tehdä juuri sitä mitä varten meidät on palkattu tänne...


Talouspäällikkö - Markku

Taloushallinnossa meillä on tietenkin kirstunvartijan vastuu. IT hankinnat vievät yhä suuremman osuuden kustan- nuksista. Sen takia meille tuli yllätyksenä miten kilpailukykyinen Boost on. Meille on ollut tervetullutta ottaa käyttöön jo valmiiksi hiottuja prosessityökaluja kuten Boost.

Meille Boost maksaa itsensä takaisin jo pelkästään koulutusvähennyksen muodossa. Kaikki muu on pelkkää plussaa. Simuloimme Excelissä henkilöstön ajankäyttöä erilaisten henkilöstöhallinnon ruutini asioiden hoidossa kuten – ilmoittautumisissa, kehityskeskusteluiden tallennuksissa, raportoinnissa ja muussa. Tulisimme siihen lopputulokseen, että säästö työajassa on sovelluksen hintaan nähden moninkertainen.

Meitä kiinnosti myös sovelluksen riskittömyys, sillä se ei vaadi suuria panostuksia etukäteen kun lopputuloksesta ei ole varmuutta. Sovelluksesta voi myös luopua jos se ei täytä sille asetettuja odotuksia. Taloushallinnon näkökulmasta kaikki voittavat.


IT-päällikkö - Teemu

Henkilöstöpäällikkömme otti minuun yhteyttä ja pyysi osallistumaan tapaamiseen Concretion kanssa. Oma roolini neuvottelussa oli ottaa kantaa Boost sovelluksen teknisiin ja tietoturvaan liittyviin kysymyksiin. Olin ensin siinä uskossa, että taas meiltä tarvitaan resursseja vetämään projektia läpi pitkäksi aikaa. Olikin mukava todeta, että meiltä ei tarvittu muuta kuin siunaus sovelluksen teknisistä ominaisuuksista. Tietoturvan todettiin olevan kunnossa ja sovellus toimitettaisiin pilvipalveluna, joka ei sido meiltä mitään resursseja.

Kaikki tiedot sijaitsevat tietoturvallisessa ympäristössä ja lisäksi Suomessa. Kuulostelimme kokemuksia muilta asiakkailta ja he totesivat saatavuusasteen olevan poikkeuksellisen korkean.

Selvitimme myös mahdollisuuksia kertakirjautumisiin sekä mahdollisiin dataintegraatioihin tarpeen vaatiessa. Osallistuimme koko projektiin muutaman palaverin kautta ja sovellus oli käytössä. Viimeiseen vuoteen meidän palveluitamme ei ole tarvittu Boost osalta edes help deskin osalta.

BOOST:n joustavuus on myös ollut hyvä, sillä asiakas voi joustavasti valita kaikki tai vain mieleisensä moduulit. Meillä moduleita otettiin käyttöön porrastetusti.

Esimiehille on varmaan myös helpottavaa, että sovellus informoi käyttäjiään kaikista toimenpiteistä automaattisten sähköpostien kautta.


Osastojohtaja - Mari

Toimin osaston esimiehenä ja suuri osa ajastani kuluu – kuten pitääkin – alaisteni kehittämiseen ja heidän hyvinvoinnistaan huolehtimiseen. Aikaisemmin meillä oli kaikille osa-alueille suuri määrä erilaisia tapoja hoitaa henkilöstöasioita. Välillä tuntui siltä, että ei tiennyt mikä tieto kuuluu minnekin ja missä muodossa. Kun meillä tiedotettiin Boostin käyttöönotosta, oli vastaanotto hieman nihkeä - "ei kai taas uutta sovellusta ja koulutusrumbaa!". Olikin pieni yllätys, että mitään koulutusta ei järjestetä ja käyttö alkaa heti.

Kävimme kehityskeskustelut Boostin kautta ja koko prosessi hoitui kuin itsestään. Porukka oli aidosti yllättynyt kuinka helppo sitä on käyttää varsinkin kun sitä ei tule käytettyä joka päivä. Nyt meillä hoituvat kaikki nämä asiat sähköisesti eikä erillisinä sähköposteina ja Excel-tallennuksina.

Kaikista minulle kuuluvista toimenpiteistä tulee automaattinen sähköposti. Hyväksynnät ja muut toimenpiteet ho- ituvat puolessa minuutissa. On ollut hienoa törmätä sovellukseen, jota on ilo käyttää.

Referenssejä

DNA

DNA on hyödyntänyt Koulutuspalvelua (nyk. Boost) vuodesta 2008 asti mm. valmennuksiensa organisoinnissa, kehityskeskusteluissa ja tavoitteidensa hallinnoinnissa. ”Yhteistyö Concretion kanssa on sujunut ketterästi ja mutkattomasti - olemme päässeet itse mukaan kehittämään ohjelmiston toiminnallisuuksia haluamaamme suuntaan. Concretion palvelualttius näkyy meille päin nopeana ja joustavana toimintamallina. Apuja saa aina kun pyytää.” kertoo DNA:n kehityspäällikkö, Ulla Koivisto.


Maa- ja metsätalousministeriö

"Concretion tulos- ja kehityskeskustelu palvelu on urani aikana ensimmäinen tietojärjestelmä, jonka käyttöönottoon ei tarvittu erillisiä henkilöstön koulutuksia tai laajoja ohjeistuksia. Järjestelmä on helppokäyttöinen ja toimiva. Myös Concretion asiakaspalveluun olen ollut todella tyytyväinen, palvelu on aina ystävällistä ja kysymyksiin saa vastaukset helposti ja nopeasti." Minna Laatikainen, erityisasiantuntija, Maa- ja metsätalousministeriö