Kundberättelser

Personalchef - Tina

Vi brukade administrera våra HR processer med talrika olika sätt. I vissa funktioner använde vi Excel, i andra Access, intranet, etc. I kort gav vårt sätt att hantera HRD funktionerna upphov till en massa onödigt arbete. Ungefär ett år tillbaka var vi tvugna att ändra våra processer eftersom våra resurser inte längre räckte till. Men vi hade inte tid att inleda ett massivt projekt på den redan stora arbetsbördan!

Vi började med att kartlägga olika digitala system. Vårt mål var att kunna digitalisera möjligast många processer med ett system. Efter en noggrann evaluering var vi nöjda med att inleda samarbete med Concretio och deras BOOST applikation. BOOST är väldigt enkelt att ta i bruk och allt var färdigt inom en vecka. Ett av våra bekymmer - som visade sig vara i efterhand onödigt -  var förstås hur vår personal skulle reagera till ett nytt system? Det var onödigt eftersom BOOST sparar mycket tid för dem själva och är så lätt att använda.

Nu ett år senare kan vi bara se tillbaka på allt det onödiga rutinarbete som vi brukade göra inom HRD som BOOST har automatiserat för oss. Nu dokumenterar vi de strategiska målen i BOOST och planerar personalens kunskapsutveckling baserat på dessa mål. Nu har vi äntligen tid att koncentrera oss på t. ex. skolningarnas innehåll istället för administration. BOOST tar hand om allt mellan anmälningar och feedback förfrågningar.

Vi håller utvecklingssamtal två gånger om året - en för kunskapsutveckling och en för prestationer. HR vet precis var vi ligger till i processen hela tiden och får anonyma rapporter om alla svar och uppfyllining av mål för att vidareutveckla vår verksamhet. En fin egenskap med BOOST är att man kan ta moduler i bruk steg för steg.

Själv tycker jag att det bästa med BOOST är de automatiska rapporterna. För första gången är vårt skolningsregister up-to-date för ISO auditorer och skatteavdraget.

BOOST har gett oss möjligheten att koncentrera oss på det väsentliga istället för rutiner...


Ekonomichef - Markku

På ekonomiavdelningen har vi naturligtvis ansvar för alla utgifter. ADB-utgifterna växer år efter år i relation till andra utgifter. Därför var vi litet överraskade att se hur konkurrenskraftig BOOST är kostnadsmässigt. Färdiga precisionsapplikationer ger oss bättre effektivitet utan att behöva offra viktiga egenskaper.

För oss betalar redan skattamasens skolningsavdrag tillbaka hela investeringen i BOOST. Allt annat är bara plus för oss. Vi simulerade via Excel personalens tidsanvändning i olika HR rutiner såsom t.ex. - anmälningar, utvecklingssamtal, rapportering osv. Slutsatsen av simuleringen var, att inbesparningarna i arbetstid år mångfaldiga i relation till kostnaden.

Investeringen var så gott som riskfri. Den kräver inte stora insatser i förväg utan att ha säkerheten om att allt funktionerar. Vi hade också optionen att få våra pengar tillbaka av Concretio ifall vi skulle ha varit missnöjda. Från vårt perspektiv är det win-win för alla.


IT-chef- Teemu

Vår personalchef kontaktade mig och bad mig delta i ett möte med Concretio. Min roll i mötet var att ta ställning till de tekniska specifikationerna och datasäkerheten av BOOST. Första tanken var att min avdelning blir igen indragen i ett projekt för en lång tidsperiod. Det var en onödig rädsla eftersom BOOST kan tas ibruk inom en vecka. Vi gav endast vår välsignelse åt de tekniska egenskaperna och dataskyddet - eftersom tjänsten levereras via molnet.

Allt data ligger på säkra server i Finland. Vi ringde upp några nuvarande kunder och försäkrade oss om att allt var som lovat. Kunderna förespråkade för BOOST och därefter var beslutet enkelt.

Vi utredde också potentiella möjligheter om single-sign-on och dataintegrationer ifall det skulle bli aktuellt i framtiden. Efter några korta möten till, hade vi BOOST i bruk för hela personalen. Våra tjänster had inte behövts sedan dess inte ens för helpdesk tjänster.

BOOST är mycket flexibelt och kunden kan ta olika moduler i bruk vid olika tidspunkter. Vi valde att ta moduler i bruk stegvist för att inte komma med för mycket nytt åt vår personal.

För förmännen är det säkert en lättnad att applikationen informerar sina användare om alla åtgärder via automatiska e-post.


Avdelningschef - Mari

Jag ansvarar för en stor avdelning och en stor tid av min tid går till att utveckla min personal och deras motivation - naturligtvis. Tidigare had vi ett stort antal olika system och sätt för HR rutiner. Imellanåt kändes det som om man inte visste vart och hur man skulle spara HR data. När vi blev informerade om att BOOST skulle tas i bruk, var bemötandet litet skeptiskt - "inte ett nytt system igen med skolningar", sags det. Det var en liten överraskning att ingen skolning behövdes och att det skulle tas i bruk omedelbart.

Vi genomförde våra utvecklingsdiskussioner via BOOST och hela processen gick som smort. Personalen var genuint överraskade om hur lätt allt gick. Särsklilt då man inte använder applikationen hela tiden. Nu genomförs allt elektroniskt vilket har eliminerat användningen av e-post och Excel filer.

BOOST ger upphov till alla åtgärder till mig via automatiska e-post. Alla godkännanden och andra åtgärder hanskas inom några sekunder. Det är fint att använda en applikation utan gråa hår.

Referenser

DNA

DNA har använt BOOST applikationen alltsedan 2008 för administration av sina skolningar, utvecklingssamtal, kunskapskartläggning och uppföljning av personliga mål. "Vårt samarbete med Concretio Oy har alltid varit flexibelt och smärtfritt - vi har aktivt deltagit i utvecklingsarbetet för vår gemensamma förmån. Concretios service har varit utmärkt och snabbt, vilket har lett till ett bra samarbete. Vi har alltid fått hjälp vid behov." - säger Ulla Koivisto, Utvecklingschef av personal.


Jord- och skogsbruksministeriet

"Concretios applikation för genomförande av utvecklingssamtal är det första systemet under min karriär som inte krävde någon skolning för vår personal eller långa instruktionsmanualer. Applikationen är väldigt lätt att ta i bruk och tillförlitlig på köpet. Jag har också varit väldigt nöjd med den vänliga och snabba kundservicen. Alla frågor besvaras snabbt och klart." - Minna Laatikainen, Personalspecialist.